Il flusso Eulogika

In breve

Questo e' il giro che una richiesta compie da quando il cliente la scrive a quando il progetto e' in produzione e passa sotto contratto di manutenzione. Ogni passo lascia qualcosa che il passo successivo riprende da solo — cliente, listino, ore, importi — cosi' che nulla si ridigiti.

Il menu mostra solo le pagine per cui si ha il permesso: se un collegamento qui sotto porta a una pagina che non si apre, il passo spetta a un altro ruolo (commerciale, capo progetto, amministrazione).

1. La richiesta del cliente

Il referente del cliente non si iscrive da solo: lo invita un commerciale, da Inviti al portale oppure con Invita al portale dall'elenco dei contatti CRM. Riceve un collegamento, si attiva scegliendo la propria password, e da quel momento lavora in autonomia dal portale.

Chi non ha ancora un invito lo puo' chiedere dal sito web o dalla pagina di accesso (Richiedi l'accesso, /portal/request-access): lascia nome, indirizzo, ragione sociale e partita IVA. La richiesta non crea un accesso — compare in testa agli Inviti al portale, dove il commerciale verifica che la persona lavori davvero per quel cliente e la trasforma in invito con Invita, oppure la chiude con Scarta.

Dalla nuova richiesta sceglie che cosa chiede:

• Assistenza su un progetto — un intervento su qualcosa che c'e' gia', di solito sotto contratto di manutenzione. Diventa un ticket da lavorare in Ticket; le ore si registrano dal ticket stesso (Registra) e finiscono nei rapportini.
• Offerta per una commessa — un lavoro nuovo dentro un progetto esistente.
• Offerta per un progetto nuovo — un progetto intero da preventivare.

2. La richiesta di offerta abbinata al ticket

Le due richieste di offerta non si perdono nel registro dei ticket: compaiono in testa agli Sbrogli di progetto, nel riquadro Richieste di offerta da preventivare, che e' la prima cosa che un commerciale vede. Una richiesta che ha gia' il suo sbroglio sparisce dal riquadro: resta solo cio' che manca.

3 e 6. Lead o partner: il cliente deve esistere prima dello sbroglio

Un contatto nuovo, che non e' ancora cliente, entra nel CRM come lead. Un cliente che si conosce gia' si crea direttamente in anagrafica partner.

Attenzione all'ordine. Lo sbroglio e l'offerta sono intestati a un cliente, e l'applicazione rifiuta di generarli senza: il lead va quindi convertito con Converti in cliente prima di aprire lo sbroglio, non dopo l'offerta. Il lead convertito resta nel CRM in sola lettura e indica il codice del cliente che ne e' nato. Per un cliente arrivato dal portale il problema non si pone: e' gia' un partner, ed e' con la sua partita IVA che il referente era stato invitato.

4. Lo sbroglio del progetto

Dalla richiesta si preme Apri lo sbroglio: cliente, progetto e testo arrivano da soli, e quello che il cliente ha scritto finisce nelle note, da leggere e scomporre. Uno sbroglio si puo' anche creare da zero con Nuovo.

Lo sbroglio e' la distinta base del progetto: un albero di fasi e attivita'. Qualche regola:

• le ore si scrivono sulle foglie; un nodo con figli e' un titolo, e il suo totale si calcola;
• i nodi di primo livello sono le fasi che il cliente leggera' in offerta; le attivita' sotto restano nostre;
• il listino si propone dalla scheda commerciale del cliente, e Aggiorna le tariffe dal listino riscrive le tariffe di tutte le righe. Una tariffa scritta a mano resta finche' non si usa quel comando;
• tariffa e importi li vede chi vende; costo orario e margine solo chi ha il permesso sui costi.

5. Il documento di offerta

Genera offerta crea il documento con una riga per fase. L'offerta nasce in bozza nel registro documenti, da rivedere e mandare al cliente. Se lo sbroglio porta una proposta di manutenzione (canone, ore comprese, durata), questa viaggia in calce all'offerta come testo e non come riga: non va fatturata insieme allo sviluppo.

Da questo momento lo sbroglio e' inviato e le sue righe non si modificano piu': quello che il cliente ha in mano e quello che leggiamo noi devono restare la stessa cosa. Se il cliente dice di no, Il cliente ha rifiutato: lo sbroglio non si cancella, resta come storia di cosa si era offerto.

7 e 8. Accordo e tariffario

L'accordo e' il contratto quadro con il partner: cliente, periodo di validita', importo, firma. E' l'accordo a decidere quanto vale un'ora di lavoro: ogni rapportino porta il proprio accordo, e senza accordo attivo che copra la data le ore restano senza importo (che non e' zero: vuol dire "da sistemare").

Il tariffario si prepara in Tariffe: scelto l'accordo e l'articolo (per esempio l'ora senior o l'ora junior), Genera crea una riga per ogni persona abilitata, e in griglia resta da scrivere il prezzo. Rigenerare non raddoppia; un prezzo lasciato vuoto non cancella quello scritto.

9 e 10. Conferma d'ordine e commessa

Quando il cliente accetta si preme Il cliente ha confermato sullo sbroglio: nasce l'ordine, con le stesse righe dell'offerta, e lo sbroglio passa ad accettato.

Subito dopo, Apri la commessa crea il progetto e la commessa con il budget di ore e importo gia' dentro, e un traguardo per ogni fase dello sbroglio, ciascuno con il proprio importo. Il listino scende dallo sbroglio alla commessa, e dalla commessa ai rapportini.

11. Le ore gia' spese per POC e demo

Il lavoro fatto prima dell'ordine — un prototipo, una demo — e' gia' registrato, ma su un'altra commessa o senza commessa. Si sposta dal Registro memorandum: si selezionano le righe e si preme Riassegna, indicando la commessa nuova (e, se cambia, l'accordo). I campi lasciati vuoti restano com'erano.

• una riga gia' dentro un rapporto inviato, o di un mese piu' vecchio del precedente, viene saltata e contata nel messaggio;
• se cambia il cliente, la riga esce dal suo rapporto e torna in coda;
• se cambia l'accordo, la riga passa in un rapporto con quell'accordo — o, se si spostano tutte le righe del rapporto, e' il rapporto a seguirle.

12. Sviluppo e avanzamento lavori

Chi lavora al progetto registra le ore sulla commessa dalla Coda memorandum: basta scegliere la commessa, cliente e accordo arrivano da soli. La pagina dei traguardi della commessa (da Commesse) mostra l'avanzamento: ore consumate contro ore stimate, e importo fatturato contro importo concordato. Le ore contate sono quelle di tutti, non solo di chi guarda.

13 e 14. Traguardi e SAL con fattura

Quando il cliente accetta un rilascio, chi segue il progetto segna il traguardo come Raggiunto. Fatturarlo e' un secondo gesto, dell'amministrazione: Fattura il SAL, dalla commessa o dall'elenco SAL da fatturare, che raccoglie i traguardi raggiunti di tutte le commesse.

I traguardi portano un importo, non una percentuale, e la pagina avvisa se la loro somma non copre il budget: tre quote da un terzo su 100.000 euro farebbero 99.990, e i dieci che mancano non li concorderebbe nessuno.

15 e 16. Chiusura dell'ordine e fattura finale

Non sono due comandi a se'. La fattura di SAL non evade l'ordine riga per riga — uno stato di avanzamento e' una quota di valore, non una quantita' consegnata — quindi il residuo dell'ordine lo tengono i traguardi: l'ordine e' concluso quando tutti i traguardi sono fatturati, e la fattura finale e' l'ultimo SAL. Un saldo calcolato per differenza sarebbe di nuovo "il resto", cioe' un numero che nessuno ha concordato. I traguardi che non si raggiungeranno piu' si annullano: e' una decisione commerciale.

17. Il contratto di manutenzione

A progetto in produzione si preme Chiudi la commessa. La commessa non si chiude se ha traguardi raggiunti e non ancora fatturati: sarebbe lavoro consegnato e mai messo in fattura.

Se l'offerta proponeva una manutenzione, la chiusura crea da sola il contratto di manutenzione: un accordo attivo sul partner, che decorre dalla consegna, dura quanto la proposta (un anno se non lo diceva), con il canone come importo e le ore comprese nelle note. La commessa punta a quell'accordo, cosi' le ore di assistenza registrate dopo lo ereditano da sole. La manutenzione nasce alla chiusura e non alla conferma d'ordine: decorre da quando il software esiste.

18. L'accordo a contratto ore

Per l'assistenza a consumo si lavora sull'accordo del partner — quello nato dalla chiusura o uno creato a mano in Accordi — e gli si prepara il tariffario in Tariffe come al passo 8. Le ore del pacchetto oggi si scrivono nelle note dell'accordo, e l'importo nel campo importo: l'accordo non ha ancora un campo dedicato al monte ore.

Da li' il giro ricomincia dal passo 1: il cliente apre una richiesta di assistenza su un progetto, le ore si registrano sul ticket o sulla commessa, e a fine mese diventano un rapporto di lavoro valorizzato con le tariffe dell'accordo. Un accordo in scadenza si ritrova in Scadenze accordi e si rinnova con Rinnova.